Меню

Как правильно выбрать средства для работы с документами

Как правильно выбрать брошюровщик документов за 3 клика

Как правильно выбрать брошюровщик документов за 3 клика

Как правильно выбрать брошюровщик документов за 3 клика

Как можно повысить привлекательность доклада или презентации вашей компании? Это вполне выполнимо, если раздаточные материалы будут красиво и качественно оформлены при помощи переплета. Брошюровка не только повышает читаемость документов, но и обеспечивает высокую прочность и сохранность листов в брошюре.

Выполнить переплет можно в типографии или при помощи офисного переплетчика или брошюратора. Свой переплетчик поможет вам оперативно создавать переплеты, буквально не отходя от рабочего места.

Купить переплетную машину

Сейчас на рынке можно выделить 3 наиболее популярных вида переплета: на пластиковую или металлическую пружину и термопереплет. Для каждого типа необходимо устройство для переплета — брошюровщик и расходные материалы – обложки, пружины и специальные папки для термопереплета.

Пластиковая пружина – наиболее доступный и простой вид переплет, при котором можно сшивать брошюры до 500 листов. Пластиковая пружина позволяет раскрывать переплет повторно, а значит можно легко дополнить брошюру дополнительными листами. Кроме этого пластиковые пружины можно использовать много раз для переплета новых брошюр. Среди недостатков можно выделить то, что брошюра гарантированно раскрывается только на пол-оборота, т.е. на 180 градусов. Прочность переплета выше среднего. При переплете свыше 250 листов лучше использовать пружины с замочками для повышения прочности.

Металлическая пружина – самый крепкий и красивый вид переплета, и кроме этого брошюра может раскрываться на 360 градусов. Если сравнивать внешний вид, то документы, переплетенные на металлическую пружину, выглядят очень элегантно – такой вид переплета можно использовать для подготовки материалов самых важных встреч. Недостаток в том, что металлическую пружину нельзя разжать повторно, а, значит, любое дополнение брошюры возможно только при использовании новой пружины.

Термопереплет – это вид переплета, когда листы вклеиваются в специальную папку с клеевым корешком. Документы с термопереплетом выглядят как обычные книги. Ширина корешка у этого переплета равна толщине брошюры, а, значит, документы идеально подходят для архивного хранения в шкафах или коробах. У термопереплета получается средняя прочность – листы могут выпадать при сильном и регулярном раскрытии. Новые страницы добавить в папку уже нельзя.

Если с типом переплёта все более или менее понятно, то вот как быстро выбрать сам брошюровщик? В обычных интернет-магазинах их представлены десятки и даже при помощи фильтров не всегда удается выбрать подходящее устройство под свою задачу.

Выбрать подходящий переплетчик вполне реально за 5 минут при помощи электронного помощника Fellowes. Вам необходимо ответить всего на пару вопросов и внизу в таблице будет предложено наиболее подходящие устройства.

Допустим, в компанию нужна переплетная машина для регулярного переплета брошюр по 160-280 листов. Переплет будет делать секретарь — девушка, поэтому устройство должно быть максимально удобным и не требовать значительных физических усилий. Стоимость расходки должна быть минимальной.

На первом этапе нам предложено определиться с типом переплета – Пластик, металл или термопереплет. Так как у нас в задаче переплет до 280 листов, то лучше всего под эту задачу подойдет переплет на пластиковую пружину. Да и стоимость расходных материалов в этом случае будет минимальна, что и требуется.

На втором этапе электронный помощник предлагает нам определиться с интенсивностью использования переплетчика. По условию нашей задачи переплет будет регулярный, поэтому можно выбрать среднее значение, т.е. переплетчик для среднего офиса.

На последнем этапе определяемся с типом перфорации или пробивокй отверстий. Перфорация бывает механическая, когда отверстия под пружину пробиваются с помощью физических усилий пользователя. Если за раз листов пробивается 20-25, то пользователи женского пола просто не смогут использовать возможности переплетчика на все 100% — может не хватить физической силы. Поэтому в этом случае на помощь приходят переплетчики с электроприводом. Пробивка отверстий в этом случае не требует вообще никаких усилия, кроме нажатия на кнопку.

В нашем случае переплетать будет девушка-секретарь. А значит лучше выбрать переплетчик с электроприводом.

В итоге наш выбор сокращается для 2 устройств – Quasar-E и Pulsar-E. У нас в задаче максимальное количество листов в брошюре – 280, поэтому смело останавливаем свой выбор на переплетчике Pulsar-E.

Можно нажать на ссылку и перейти на страницу товара, чтобы увидеть полные характеристики. Там же можно разместить заказ в официальном интернет-магазине Fellowes.

Электронный помощник по переплетчикам буквально за 5 минут помог нам выбрать нужную модель, которая идеально соответствует поставленной задаче. Воспользоваться электронным помощником Fellowes можно в режиме 24/7 перейдя по ссылке .

Читайте также:  Как убрать волосы с подбородка народными средствами

Источник

Эффективная работа с документами

При работе с документами дают о себе знать кое-какие вредные привычки, которым вы поддаетесь машинально, например, просматриваете каждую присланную вам бумагу перед тем, как с ней разобраться.

Другие вредные привычки при работе с документами: класть бумаги на полку с пометкой «В работе», где они пылятся в течение многих дней, если не недель; хранить каждый листок, выбрасывая минимум; отвечать на письма и инструкции, не требующие ответа; хранить копии внутренних инструкций и отчетов; заваливать свой рабочий стол всеми бумагами сразу; посылать напечатанные в одну строку ответы на внутренние инструкции; перекладывать бумаги с одной полки на другую и обратно; откладывать в одну сторону материалы, за которые вы не знаете, как взяться, и перед тем как сложить в папку, просматривать их по нескольку раз;

ничего не выбрасывать; иметь больше одного места хранения текущей бумажной работы, например, на столе, в выдвижном ящике, на полке «В работе», на полке «Входящие», на полке «Текущие», из-за чего не знать, где искать документ, когда он понадобится; посылать инструкции, когда вполне достаточно позвонить.

С бумагами проблема такова, что чем больше мы их производим, тем «продуктивнее» или «эффективнее в работе» мы сами себе кажемся. Это не так, и в целом производимое нами количество бумажной работы обратно пропорционально степени нашей эффективности.

Если вы менеджер, то ваша основная забота — управлять людьми и стимулировать их к работе в рамках группы. Вы управляете не через бумажки — вы управляете, разговаривая с людьми, подходя к ним, даже если их рабочие места расположены в двух шагах от вашего стола. Если вы погрязнете в бумажной работе, то не сможете управлять своей группой.

Для того чтобы руководить эффективно, вам нужно уменьшить количество бумажной работы и проводить больше времени в общении с людьми.

ПОЧТА Найдите время в течение дня, которое будет наиболее подходящим для разбора почты. Корреспонденцию не обязательно вскрывать сразу по ее поступлении. Конечно, в отправлении может быть что-то важное. Однако, как показывает опыт, даже важные письма могут подождать несколько часов. Действительно не терпящую промедления информацию вам бы прислали по факсу. Вскрывайте почту в одно и то же время дня. Вскрыв, сразу же приступите к ее обработке. Не просматривайте почту. Это пустая трата драгоценного времени, и вместо того, чтобы уделить время информации,

требующей немедленного реагирования, вы будете отвлекаться на вещи, которые могут подождать. Если у вас в руках документ, требующий сравнительно оперативного действия (например, продиктовать ответ или позвонить), сделайте это сразу же. Если такой возможности нет, поместите его в систему «переноса вперед», чтобы заняться позже (система «переноса вперед» рассматривается в этой главе ниже). Если по какому-то вопросу вы можете предпринять действие, но оно будет неполным — осуществите первую его часть, после чего поместите документ в систему «переноса вперед» или отметьте в своем списке отсроченных дел, когда вы сможете решить данную проблему окончательно. Если бумага предназначена только для ознакомления и не превышает по объему одного листа формата А4, прочтите ее сразу и затем ВЫБРОСИТЕ. Если объем материала больше одного листа А4, выделите в ежедневнике или в списке отсроченных дел время на его прочтение. Но не обманывайте самих себя. Сможете ли вы его прочесть вообще, даже если вам это нужно и вы рассчитывате вернуться к этому документу позже? Полки «В работе» и картотеки завалены бумагами (десятилетней давности — обычное дело!), которые, как мы думали, однажды сможем сесть и прочесть. Если в глубине вы чувствуете, что вряд ли это когда-нибудь произойдет, — выбросите или передайте эти материалы кому-то, кто найдет время ознакомиться с ними. Если это «мусор» — не мешкая отправляйте его в корзину. Не храните никаких бумаг, кроме тех, которые вам абсолютно необходимы.

Если это внутренняя инструкция, требующая ответа, — не диктуйте его и не печатайте. Напишите от руки (разборчиво) внизу инструкции и отошлите оригинал отправителю. Как правило, копию сохранять необязательно, но если она вам нужна, воспользуйтесь ксероксом.

Кому: Джнннн Тgt;ткlt;у#у

Предмет: Ожидаемая церемония проводов на пенсию Джинни,

Ты уже знаешь, что Майк Харрис в конце этого месяца уходит на пенсию. Я бы хотел выделить из бюджета деньги на организацию достойной церемонии проводов на 100 человек в Спортивно-общественном клубе. Майк работал безупречно, и я думаю, что это стоит как-то отметить. К тому же мне кажется, что это поможет ободрить членов группы и весь коллектив компании.

Читайте также:  Эффективные народные средства при боли в суставах

Общие расходы составят около 2000 фунтов (включая напитки и закуски). Что скажешь?

Джон, действуй. Обязательно приыасите шефа. 2000 фунтов — все-таки “круто”. Выясни, во сколько обойдется шипучее вино или обычное шампанское на “один раунд”, и мы заплатим. Кроме того, в баре каждый сам сможет купить себе напитки. В любом случае это дотируется.

ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМАХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Это папка в виде «гармошки» или выдвижной ящик с поперечными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означенный день. К приме

ру, 12-го числа вы написали клиенту письмо и 20-го хотите получить ответ. Вложите копию письма или записку в отсек за номером 20. Каждый день вы берете документы из отсеков, помеченных по порядку числами месяца. 20-го числа вы убираете копию письма и проверяете, получен ли ответ.

Основное преимущество такой системы заключается в том, что при ее использовании необходимость в полке с пометкой «В работе» отпадает. Все документы, с которыми вы в данный момент не работаете, отправляются либо в обычную систему регистрации, либо в выдвижную систему хранения информации.

Вы можете использовать выдвижную систему хранения информации для: писем, требующих ответа; памяток об установленных сроках; докладов и документов; пунктов повесток дня; звонков, которые необходимо сделать; памяток о контроле за исполнением действий; памяток о встречах/днях рождения; контроля за поручениями; памяток о встречах 1-1 с членами вашей группы. ПОЛКИ

На столе должно быть только две полки: для входящих и исходящих документов. При правильном использовании выдвижной системы хранения информации другие полки не понадобятся.

Входящие документы необходимо забирать хотя бы дважды в день. Если полка «Входящие» у вас всегда переполнена, то люди будут вынуждены класть документы на середину вашего стола, чтобы вы наверняка их увидели. Люди будут класть документы на полку, если она опустошается регулярно. Вам не нужно сразу приниматься за разбор бумаг. Документы можно поместить в выдвижную систему хранения информации и заняться ими позже. Если

люди знают, что вы взяли бумаги с полки и просмотрели, то они будут уверены, что вы ими займетесь и что вам не нужно об этом напоминать.

Если вы занимаетесь этим сами или для этого есть человек старайтесь соблюдать единственное правило: ДЕЛАТЬ ЭТО КАЖДЫЙ ДЕНЬ; тогда за один раз подшивать придется всего несколько бумаг. Если вы будете их копить, то очень скоро вырастет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы, и тогда уж вы точно не будете этим заниматься.

К подшивке документов нужно относиться как к рутинной работе (что-то вроде разбора почты), и заниматься ею лучше с утра. Так это быстрее войдет в привычку.

Если вы или ваша группа проводите какое-то время вне офиса, заготовьте недельные листы передвижений. В таком листе подробно указано местонахождение человека в указанный день и в указанное время — как правило с контактным телефоном.

Листы передвижений экономят массу времени, когда в поисках какого-то человека в офис звонят клиенты или другие лица. Гораздо легче заглянуть в лист передвижений и быстро и профессионально сообщить звонящему о местонахождении того или иного человека, указав ожидаемое время его прибытия.

КНИГА «ДЛЯ ВСЕГО»

Книга «Для всего» представляет собой книжку в твердой обложке формата А4, которая всегда находится при вас. Все, что вам приходится записывать — от протоколов собраний до телефонных номеров, — записывается в эту книгу. Вам никогда не придется искать заветный клочок бумаги, на котором вы записали переданную по телефону важную информацию; кроме того, окру-

Офис я полов, дня — Визит: Дж. Джонс и Ко (тел. . ); я полов, дня — офис я полов, дня — собр. группы; я полов, дня — офис

1-я полов, дня — 1 Джин; я полов, дня — визит ABC и Ко (тел. . )

1 полов, дня — офис;

2-я полов, дня — полдня — отгул

1-я полов, дня — собрание группы

Читайте также:  Игровая деятельность как средство коррекционной работы

1-я полов, дня — 1-1 Марк

Собрание в Лидсе — весь день в офисе

Курсы маркетинга — Манчестер весь день (тел. . )

Офис я полов, дня — собр. группы; я полов, дня — Офис type=»1″> я полов, дня — визит Т Максим (тел. . );

12.30 — 14.00 — обед; Том Майке; я полов, дня — офис

Собрание в Лвдсе — весь день в офисе

Элизабет

жающие, видя, что вы делаете пометки, подумают, что вы занимаетесь порученным делом, и не будут беспокоить вас ненужными напоминаниями.

Если у вас есть секретарь — см. главу 9 «Работа с секретарем», где даются советы по использованию помощи секретаря при работе с бумагами.

Памятка Разбирайте бумаги сразу. Применяйте выдвижную систему хранения информации. Выбрасывайте ненужные бумаги. Заведите только две полки: для входящих и исходящих документов. Подшивайте документы каждый день. Пользуйтесь листами передвижений. Пользуйтесь книгой «Для всего».

Источник

ТОП-12 приложений
для работы с документами

Cкачать приложения для работы с документами просто, но нужно учитывать тип операционной системы: Android или iOS, macOS или Windows, а также Linux.
Наш рейтинг лучших приложений:
1. Microsoft Office
Универсальный и самый востребованный помощник, состоящий из приложений для работы с текстами, таблицами, письмами, заметками и презентационными файлами. Приложение характеризуется мощным функционалом, легкостью и удобством использования.

2. OpenOffice
Набор приложений для Windows, предназначенный для электронных документов. Пакет содержит все необходимые средства и инструменты для офисной и мобильной работы.

3. Kingsoft Office Suite
Популярный пакет утилит и программ, помогающих открывать, редактировать и сохранять файлы. Легкое, функциональное приложение.

4. Spark
Бесплатное приложение для macOS, iOS, watchOS, предназначенное для работы с электронной почтой. Есть функции автоматической сортировки, умного поиска и множество других полезных опций.

5. Либре Офис
Универсальный офисный пакет (состоит из ряда приложений). Отвечает за построение таблиц и редактирование формул, написание текстов и создание презентаций. Поддерживает все распространенные офисные форматы.

6. Evernote
Цифровой блокнот для Windows, macOS, Android, iOS, веб, созданный с целью управления текстовыми, графическими и голосовыми заметками. Ценовая политика: бесплатный базовый доступ или 1 тыс. р./год для расширенной версии. Очень удобный инструмент для систематизации и структурирования заметок. Работает без Интернета. Поддерживает функцию синхронизации с другими устройствами.

7. Adobe Reader
Всемирно признанное приложение для комфортного чтения файлов PDF-формата на компьютере и мобильных устройствах, обеспечивая максимально высокое качество изображений.

8. Foxit Reader
Бесплатное приложение для Windows, macOS, Linux. Нужно для просмотра, редактирования (пометки, комментарии) и аннотирования PDF-файлов. Работает быстро.

9. Add Watermark
Данное мобильное приложение удобно использовать для оперативной защиты изображения с помощью водяного знака/логотипа.

10. ALReader
Нужна универсальная программа для чтения электронных книг разных форматов? Подойдет Алридер. Он используется на ПК, ноутбуках и мобильных устройствах.

11.Pushbullet
Удобный синхронизатор, работающий на базе операционных систем Windows, Android и iOS. Для работы нужно установить программу на все устройства и подключить к общему кабинету пользователя. Так же происходит объединение буферов обмена устройств. Стоимость использования от 3,5 $/мес. (расширенная версия) и бесплатно (базовая версия).

12.Todoist
Универсальный планировщик, работающий на основе Windows, macOS, Android, iOS. Подходит для работы на крупных проектах. Онлайн-сервис документов имеет инструменты для построения иерархии задач, их делегирования, различные фильтры и метки. Может работать без подключения к Интернету.
Ценовая политика: от бесплатно до 2200 р./год.

Источник



Как правильно выбрать средства для работы с документами

  • Каталог
    • Новинки
    • Алфавитный каталог
    • Каталог по брендам
    • Каталог по рубрикам
    • Отраслевые предложения
    • Обзоры
  • Сервисы и инструменты
    • Заказ по коду
    • Заказ каталога
    • Подбор картриджей
    • Подбор коллекции
    • Обратная связь
    • Документооборот
  • Акции и выгодные предложения
    • Распродажа
    • Цена недели
    • Утро с ОФИСМАГ
    • Горячие подарки
    • 100 подарков круглый год
    • Успей купить выгодно
    • Купи больше и сэкономь
    • Самые нужные товары по самым низким ценам!
    • Товары бизнес-класса
    • Гарантия цены
    • Акции магазинов
  • Информация
    • Доставка
    • Оплата
    • Политика возврата товаров
    • Контакты
    • Реквизиты
    • Крупным корпоративным клиентам
    • Как стать клиентом
    • Условия сборки мебели
    • Заказы для сотрудников компаний
    • Госзакупка малого объема
    • Политика защиты персональных данных
  • О компании
    • Об ОФИСМАГ
    • Вакансии
    • Отзывы о компании
    • Выгоды работы с ОФИСМАГ
    • Наши клиенты
    • Международный партнер
    • Миссия компании
    • Антикоррупционная политика
    • Новости
    • Вопросы и ответы

Для крупного бизнеса и международных клиентов

Домодедово, мкр. Востряково, ул. Заборье, 2-Д, стр. 10

Источник